Para que funcione adequadamente é muito importante que seja constituído um regimento com definição de composição e de sistema de votação das propostas a serem implementadas.

Deve organizar e viabilizar um espaço onde todos tenham o mesmo direito de dizer o que pensam, de criticar e de propor mudanças no processo de trabalho e na gestão.

Deve ser composto pelos servidores públicos efetivos e gestores, não sendo recomendada a participação de usuários, para que não haja confusão de papéis.

Uma vez constituído, não é recomendável que outras pessoas sejam convidadas, para que não haja problemas de continuidade nas discussões de mudanças de aprimoramento do processo de trabalho.

Para que seja um espaço democrático e independente, é importante que os gestores não participem, para que não haja inibição de manifestações críticas referentes à gestão.