Os documentos podem ser entendidos como um conjunto orgânico de dados e signos dotados de significado, inscritos em um determinado suporte.

O documento de arquivo está contido em um conjunto material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Os documentos de biblioteca são os documentos contidos em instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservá-los e colocá-los à disposição do público.

O acervo são os documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

Na biblioteca, os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais.