Atribuir um nome legível para cada pasta ou arquivo. Pode-se usar letra maiúscula, no início do nome tanto de pastas como de arquivos, criando-se assim, um aspecto geral mais agradável.

Fator que auxilia na recuperação de arquivos e pastas é a utilização de hífen ou underscore para separar cada palavra contida no nome. Recomenda-se uso de hífen, pois este não “desaparece” quando apresentado sob a forma de link.

Para possibilitar precisão na recuperação de arquivos e pastas, recomenda-se não utilizar caracteres especiais, tais como “&”, “#”, vírgulas, parênteses e letras acentuadas.

Na estrutura de assuntos apresentada, sugere-se que as pastas sejam organizadas por classes decimais. Isso facilita sua organização e hierarquização, bem como permite que novas pastas sejam inseridas de acordo com a necessidade de cada unidade.

Sugere-se armazenar os arquivos em “.pdf”, exceto e-mails, que devem ser armazenados seu formato original, visto à importância deste.