Para que qualquer utilização de recursos públicos seja efetuada, a primeira condição é que esse gasto tenha sido legal, oficialmente previsto e autorizado pelo Poder Executivo e que sejam seguidos à risca os três estágios da execução das despesas previstos na Lei n.º 4.320/1964: previsão, lançamento, arrecadação e recolhimento.

Na gestão pública é habitual fazer a distinção entre as palavras créditos e recursos. O termo crédito designa o lado financeiro e recurso o lado orçamentário.

Por meio da execução financeira é possível acompanhar e analisar as ações governamentais (projetos e/ou atividades) executadas e aquelas a serem desenvolvidas.

Os principais tipos de documentos que registram a execução orçamentária e financeira são: Nota de Dotação (ND), Nota de Crédito (NC), Nota de Empenho (NE), Programação Financeira (PF) e Ordem Bancária (OB).

A execução orçamentária e a execução financeira são dissociadas, pois havendo o crédito orçamentário haverá como ocorrer a despesa, e da mesma forma, havendo recurso financeiro, ele poderá ser gasto independentemente de haver o crédito orçamentário.