São denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgação.

Documentos que deixaram de ser consultados com freqüência, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados em situações administrativas, ficam sob a guarda do arquivo intermediário.

A instalação de arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do Sol, para se evitar a formação de mofo.

Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrasecretos não podem ser expedidos por meio postal.