Nos textos oficiais, deve-se primar pela clareza do texto a fim de que ele seja compreendido imediatamente pelo leitor.

Toda comunicação oficial diz respeito a assuntos da Administração; em razão disso, deve caracterizar-se pela ausência de impressões pessoais de quem comunica.

A fim de que o texto oficial seja compreendido por todos os cidadãos, pode-se, quando necessário, utilizar regionalismos.

Uma das características da redação oficial é a precisão. Ao redigir um texto oficial, portanto, é necessário utilizar palavras em seu sentido denotativo, além de precisar termos técnicos e esclarecer o significado de siglas, abreviações e conceitos.

A redação oficial também se caracteriza pela objetividade, ou seja, o redator deve ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias.