Na representação final do documento, sempre será elaborada uma ficha tanto com os dados descritivos ou extrínsecos (representação descritiva) quanto com os dados de representação do conteúdo ou intrínsecos (representação temática), como, assuntos e número de classificação.

Na catalogação, tanto em ambientes tradicionais quanto eletrônicos, independentemente do tipo de suporte da informação registrada, podemos identificar produtos como, leitura técnica, que permite a identificação tanto dos elementos de descrição intrínsecos como os pontos de acesso; identificação do ponto de acesso principal e dos secundários; descrição bibliográfica.

Os elementos extrínsecos, que fazem parte da representação descritiva, são os elementos que identificam um documento, independentemente de sua forma física, extraídos no processo de “leitura técnica” do próprio documento.

Podemos identificar como processos para a recuperação da informação, os catálogos de bibliotecas manuais (em forma de fichas); catálogos de biblioteca eletrônicos (podem ser acessados em rede local e na internet); bibliotecas digitais; repositórios de informação digital; portais de informação; bases de dados referenciais tanto na forma de index como de abstract.

Quando se vai organizar qualquer objeto informacional para que possa ser recuperado de forma eficiente e efetiva pelos usuários de informação, faz-se uma ficha com dados que resumem ou sintetizam, além do conteúdo, também os elementos que o identificam intrinsecamente, ou seja, a representação da informação é um conjunto de dados intrínsecos (representação descritiva) e de dados extrínsecos (representação temática).