Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração.

Acesso: É importante cuidar do sigilo, por esse motivo o arquivo não deve oferecer condições de consulta imediata.

Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.

Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que dele tenha sido retirado.

Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados.