2 − Importar, também é chamada de processo de higienização, exige que os documentos digitalizados estejam agrupados, sem grampos ou clipes, desamassados e sem outros papéis (post-its, por exemplo). Os documentos que estão encadernados (livros e pastas) deverão ser lidos em scanners 3D de mesa, para que não precisem ser desmembrados.

1.1 − Digitalizar realiza a conferência das imagens dos documentos, comparando o documento físico para garantir a integridade e autenticidade, mantendo as características originais. Os documentos têm características diferentes, como qualidade de impressão, tipo de papel, estado de conservação etc., devendo ser ajustadas as suas configurações para a legalidade do documento digital.

6 − Arquivar objetiva identificar os documentos para determinar a nomenclatura dos arquivos digitais. São informações essenciais para as pesquisas futuras, permitindo diversos critérios de busca. Estes dados podem ser livro, folha, numeração, datas, partes envolvidas etc.

4 − Indexar objetiva definir os metadados dos arquivos PDF/A. Os metadados são informações que identificam o documento digital gerado e que são fundamentais para facilitar a recuperação, localização e a interoperabilidade. Cada organização define seu padrão de indexação de metadados.

5 − Gerar PDF/A e Assinar corresponde ao processo tecnológico de gerar o documento no formato PDF/A com metadados em padrão e assinado digitalmente. O Certificado Digital deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora no padrão ICP-Brasil. O documento também poderá conter o respectivo timestamping, que atesta o momento (data e hora) que o documento eletrônico foi assinado, além de garantir a validade das assinaturas digitais.