A capacidade de provar fatos ocorridos é uma das utilidades dos documentos de arquivo.

Arquivo é a acumulação não ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

O documento de arquivo é aquele acumulado, naturalmente, como resultado das atividades de uma organização pública ou privada.

Qualquer pessoa física ou jurídica, isto é, um indivíduo, uma família, um organismo público ou privado cria, produz ou gera um arquivo.

Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.