Documentos produzidos por uma atividade que obedecem a uma função específica estando regulados por um procedimento ou trâmite e que contenha formatos, conteúdos e suportes semelhantes. De acordo com esta definição, de cada atividade e/ou função se deriva uma série de documentos.

Podemos dizer que da função contábil, gera-se documentos, como os livros diário, razão, balancete, etc. Da atividade policial, são gerados documentos, tais como exames de corpo de delito, ordens de serviços, peritagens, boletins de ocorrências, etc. Do poder Judiciário, intimações, citações, etc.

Uma série documental tipológica entende-se como o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras.

A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais padronizadas e universais que sirvam a todas as modalidades de acervo, de acordo com sua própria natureza.