O agente de contratação é responsável exclusivo pela guarda física dos materiais em estoque, devendo manter os almoxarifados organizados e seguros.

Os registros de estoque devem ser feitos apenas no encerramento do exercício financeiro, para fins de prestação de contas ao Tribunal de Contas.

É vedado ao agente de contratação solicitar relatórios de controle de estoque, pois essa função é restrita à área contábil do órgão.

Os materiais em estoque devem ser registrados em sistema próprio, de forma contínua, permitindo o controle quantitativo e qualitativo dos itens armazenados.

O registro de estoque de bens permanentes deve ser dispensado, uma vez que esses itens são contabilizados diretamente como ativos imobilizados.