Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a aperfeiçoar sua administração de maneira coerente e eficaz.

O plano de destinação de documentos tem por objetivo fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição, visando não apenas à eliminação, mas principalmente, assegurar a preservação de certos documentos.

Para atender às necessidades da instituição, a cobertura do arquivo deve ser total, incluindo documentos que careçam de valor e também os que possuem valor. Essa noção remete à interpretação do plano de triagem, restauração e descarte.

As rotinas correspondentes às operações de classificação envolvem: receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessário, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.