As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: impessoalidade e formalidade de tratamento.

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.

A linguagem técnica deve ser sempre empregada em todas as situações, tanto em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração, bem como em expedientes dirigidos aos cidadãos.