O manejar e processar devidamente a correspondência, antes de arquivá-la, é um dos procedimentos mais importantes em um escritório. Em grandes organizações, existe um departamento que tem a seu cargo o recebimento e a expedição da correspondência. Em organizações menores, essas obrigações podem ser atribuídas a um empregado ou se permite ,a cada departamento ou escritório, que receba e expeça sua própria correspondência. (Adaptado de GORBEA, 1976).

Seja qual for a organização estabelecida, os procedimentos aplicáveis, nas instruções da autora, são:

1. Conferência de anexos recebidos. 2. Marcação da hora e data do recebimento.

3. Preparativos para arquivamento após atendimento.

4. Abertura da correspondência.

5. Alocação em bandejas tipo escrivaninha para arquivamento.

6. Atendimento ou resposta à correspondência

7. Classificação e distribuição da correspondência.

A sequência em que ocorre o processo para organização da correspondência recebida é: