Diversos dispositivos tecnológicos e programas de computadores serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. O produto dessa conversão será idêntico e substituirá o original

As capas e contracapas não precisam ser digitalizadas mesmo quando contiverem numeração ou qualquer outra informação

O processo de digitalização deve ser efetuado por empresas especializadas e que tenham passado pelo processo de licitação

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) Brasil