Em órgãos públicos, a administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento segundo o qual os documentos são controlados desde sua produção, passando por três etapas: 1ª) enquanto estão circulando pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta; 2ª) quando os assuntos que contêm já foram solucionados, mas os documentos ainda apresentam interesse e são objetos de consultas; 3ª) quando os documentos passam a ter valor cultural e científico. Essas três etapas da vida dos documentos denominam-se, respectivamente: