O controle de vocabulário foi inicialmente pensado na área da saúde e, posteriormente, introduzido na documentação e na arquivologia, especialmente em razão da informatização crescente dos arquivos.

Intervém na organização dos arquivos ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos documentos e à informação neles contida. O objetivo a ser alcançado pelos arquivos, por essa óptica, é sempre o da recuperação da informação.

Os documentos, ou conjuntos de documentos, devem ser identificados por algumas características que os individualizam, distinguindo-os dos demais: essa é a condição para que possam ser recuperados com precisão.

Para que os pontos de acesso sejam úteis, duas condições devem ser observadas: que sejam bem selecionados e que sejam expressos de forma consistente.

A elaboração de índices (onomásticos, geográficos, de assuntos, etc.) em instrumentos de pesquisa pressupõe igualmente o controle de vocabulário.