Suportes físicos: itens padronizados, como caixas e pastas para organizar os documentos físicos, facilitando a localização e a proteção dos documentos.

Tipo documental: espécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada tipo documental equivale a uma série documental.

Tipo documental: corresponde somente aos documentos digitalizados, devendo ser ignorados aqueles em outros formatos, o que permitirá um controle mais preciso e eficiente dos documentos.

Suportes físicos: correspondem ao material sobre o qual as informações são registradas, sendo o papel considerado unicamente como suporte físico confiável e sobre o qual são registradas informações e mensagens diversas.