É obrigatório que conste a data e o local no corpo da mensagem do e-mail, escritas pelo próprio remetente.

Jamais deve-se utilizar o recurso de enviar anexos.

O e-mail é um instrumento informal, por isso é vedado seu uso para assuntos oficiais ou com valores documentais.

O e-mail pode ter valor documental, mas para isso é necessário exigir certificação digital que ateste a identidade do remetente, conforme os Parâmetros da Infraestrutura de chaves Públicas Brasileiras (ICP - Brasil).

Recomenda-se o uso de emojis e desenhos que expressam reações, a fim de tornar mais Pessoal as comunicações.