Sabendo-se que arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituição no decorrer de suas atividades, é lógico que o conhecimento dessa instituição, seus objetivos, funções e estrutura, com suas alterações, é fundamental para o entendimento da própria documentação. Nesse sentido, uma efetiva organização de arquivos deve-se iniciar pelo exame dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, além de outros documentos constitutivos da instituição. Esta fase da organização dos arquivos é denominada