O ofício deve conter as seguintes partes: cabeçalho, identificação do expediente, local e data do documento, endereçamento, assunto, texto propriamente dito, fecho e identificação do signatário.

A parte denominada “local e data do documento” deve apresentar o nome do mês grafado com letra minúscula.

A parte “endereçamento” deve ficar alinhada à margem esquerda da página.

O objetivo da comunicação, que consta na parte “texto propriamente dito”, é apresentado por meio de formas como “Cumpre-nos informar que ...” ou “Temos o prazer de ...”.

O “fecho” pode ser textualizado de duas formas diferentes: “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior, ou “Atenciosamente” para os demais casos.