A abertura do processo, devendo ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou que requeiram análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

A união definitiva e irreversível de um ou mais documentos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

A reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.