Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para a sua identificação, a espécie do documento, o órgão emissor seguido da sigla da unidade, do número de ordem, o destinatário, o assunto e a data de emissão.

A expedição de correspondências caberá à respectiva Unidade Protocolizadora, responsável pela numeração, a qual deverá ser sequencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano.

A correspondência oficial, encaminhada para destinatário que não ocupe mais o cargo, não deverá ser devolvida, e sim aberta, pois faz referência ao cargo e não ao ocupante.