Segundo Terry Cook, autor de O conceito de fundo arquivístico: teoria, descrição e proveniência na era pós-custodial (Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2017), o "simples ato de produzir documentos não define necessariamente um fundo." Além da natureza da função que levou à criação dos documentos e do controle exercido sobre o sistema de arquivamento, é preciso levar em conta