O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede; local e data; assunto; destinatário, texto, fecho, assinatura e identificação do signatário.

Os ofícios, memorandos e anexos destes não poderão ser impressos em ambas as faces do papel.

Nos documentos do Padrão Ofício deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé.

No padrão ofício, a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.