Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende somente alguns documentos específicos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil, excluídas aquelas aceitas pelos “usos e costumes”.

Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.

Os documentos de suporte aos registros auxiliares não precisam ser armazenados, mesmo que sejam referências aos registros principais.