Na grafia do local e data de um documento, deve-se indicar o nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade.

Na data do documento, o nome do mês deve ser escrito com inicial minúscula.

O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “Excelentíssimo(a) Senhor(a)”.

Nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão.

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem informar o signatário, indicando seu nome e cargo.