De acordo com a Unesco – Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, a aplicação de um programa de gestão de documentos pode se dar em quatro níveis.

O nível no qual a instituição conta ao menos com programas de retenção e eliminação de documentos e define procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente é o