É a utilização de técnicas e procedimentos com o objetivo de organizar a massa de documentos acumulada e definir novas práticas para a produção, utilização, guarda e descarte de novos documentos.

Determina o uso de procedimentos e ferramentas que otimizem a criação, a tramitação e o arquivamento documental.

Torna a organização mais burocrática e menos produtiva.

Otimiza a forma de documentar, tornando essa prática padronizada, acessível, rápida, segura e sustentável.