No campo Nível de descrição deverá registrar a dimensão física ou lógica da unidade de descrição, relacionando esse dado ao respectivo suporte.

A área de Características físicas e requisitos técnicos se destina ao registro do estado de conservação e a indicar restrição de acesso à unidade de descrição.

O campo Existência e localização dos originais se aplica a cópias parciais ou integrais de um fundo ou coleção sob a custódia da mesma entidade.

Quando existirem, na entidade custodiadora ou em outra entidade, unidades de descrição que continuem a recuperar informações sobre outras unidades de descrição (por exemplo, índices de época, fichários de protocolo, etc.), tais unidades devem ser consideradas unidades de descrição relacionadas.