Descrever um cargo significa relacionar o que o ocupante faz, como faz, sob quais condições faz e por que faz. A descrição do cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo.

Analisar um cargo é detalhar o que o cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades, para que possa desempenhá-lo adequadamente.

A descrição e análise de cargos é responsabilidade de linha e função de staff, ou seja, a responsabilidade pelas informações a respeito dos cargos é dos gerentes de linha, enquanto a prestação de serviços ou de consultoria interna é responsabilidade dos especialistas em RH.

Enquanto a descrição de cargos aborda os aspectos intrínsecos do cargo (seu conteúdo), podemos dizer que a análise de cargos aborda os aspectos chamados extrínsecos, isto é, os requisitos que o ocupante deve possuir para desempenhar o cargo.