Todo material de arquivo tem um objetivo funcional, logo esse material tem a função de servir a quem é de interesse e a finalidade de guardar os documentos.

Fatores físicos, químicos e biológicos afetam a documentação de um material de arquivo.

A microfilmagem deve ser classificada de acordo com o tempo de duração, com a data de gravação, com o comprimento da bitola do filme, se é sonoro ou mudo, se é em cores ou preto e branco, e com a rotação.

São considerados fatores biológicos na preservação de documentos a luz solar e a infravermelha, que agridem as fibras do papel, a umidade relativa do ar e a variação de temperatura.

O protocolo é o órgão responsável pelo tratamento e pela disseminação da informação.