Ao pensar a indexação no âmbito maior das funções de um sistema de recuperação de informação, pode-se verificar a indexação ligada à administração da informação e mais especificamente no contexto da sua organização.

A conversão da linguagem na qual um documento foi redigido para uma linguagem documentária vai envolver uma leitura analítica do documento por parte do indexador, a fim de identificar e selecionar palavras-chave que possam representar de forma fidedigna o seu conteúdo.

Há dois tipos de indexação: manual e automática.

A indexação de assuntos envolve duas etapas principais: análise conceitual e tradução.

O processo de busca e recuperação da informação não depende diretamente da indexação.