Baseando-se nas definições sobre as atividades a serem realizadas no evento e sobre seu planejamento prévio, Zanella (2012), aponta a necessidade de elaborar um cronograma para a sua execução. Conforme o autor, a organização do planejamento de um evento deve ser separada em três momentos cronológicos: seis meses, três meses e um mês antes do evento. Qual ação deve ser realizada seis meses antes do evento?