Uma fonte de dados em uma Mala Direta é um arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. No Microsoft Word não é possível usar uma fonte de dados preexistente, sendo necessária a criação da mesma para cada novo documento.

O Microsoft Word gera uma cópia do documento principal para cada item ou registro da fonte de dados, não sendo possível restringir a impressão para um grupo determinado de registros.

Ao inserir um campo de uma Mala Direta no documento principal, o nome do campo sempre é cercado por sinais de divisas (« »), entretanto, estes sinais não aparecem nos documentos mesclados.

Apesar da ferramenta de Mala Direta ser bastante útil, ainda não é possível combinar dois ou mais campos, sendo sempre necessário separá-los com sinais de pontuação.

As fontes de dados, além das informações referentes aos campos, armazenam também as formatações destes campos.