A função da agenda é registrar atividades, reuniões, e outros compromissos, para que ateste a existência de tais eventos, servindo, mais tarde, como prova desses fatos.

O ideal é que a pessoa responsável pela organização da agenda tenha a sua própria agenda e a do seu líder, e que os compromissos sejam marcados a lápis. Ambas as agendas devem estar de acordo uma com a outra.

A agenda do executivo deve conter entrevistas, reuniões, contatos e outras informações importantes. Deve-se evitar anotar informações como obrigações trabalhistas e pagamentos de funcionários, e também aquelas de cunho pessoal, como aniversários.

Deve-se buscar uma forma padrão e única de se marcar um compromisso, assim como eleger somente uma ocasião, para evitar sobrecarga de informações.