É permitida a delegação da assinatura de documentos escolares a terceiros, desde que os responsáveis diretos pelo registro estejam cientes e tenham autorizado formalmente a substituição.

Nos documentos escolares expedidos pela instituição, é obrigatória apenas a assinatura do secretário escolar, sendo dispensada a assinatura do diretor, desde que o registro esteja devidamente datado.

A exatidão da transcrição dos dados é dispensável quando a instituição fornece cópias dos documentos originais anexados aos documentos escolares, garantindo, assim, a autenticidade.

A unidade escolar, ao emitir declarações, transferências ou certificados de conclusão, deve estar devidamente autorizada ou reconhecida pelo Conselho Estadual de Educação.

Para garantir a objetividade e simplicidade dos documentos escolares, recomenda-se que os registros omitidos sejam complementados posteriormente, se necessário, desde que essa inclusão seja autenticada pelo secretário.