Embora seja um instrumento de grande relevância para planejamento e intervenções na saúde, seu uso é centralizado e restrito, permite apenas aos médicos e secretarias o acesso às informações contidas no sistema.

A Ficha Individual de Notificação (FIN) deve ser preenchida pelas unidades assistenciais uma vez por ano para cada paciente quando da suspeita da ocorrência de problema de saúde de notificação compulsória.

A comunicação entre as Secretarias Estaduais de Saúde e a Secretaria de Vigilância em Saúde deve ser realizada anualmente.

Caso não ocorra nenhuma suspeita de doença, as unidades não precisam preencher o FIN, evitando, assim, a subnotificação.

Caso os municípios não alimentem o banco de dados do SINAN, por dois meses consecutivos, são suspensos os recursos do Piso de Assistência Básica.