Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador, podendo compreender um software particular ou um conjunto de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda.

Especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

Sistema organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.