Para a racionalização ou simplificação do trabalho administrativo, sugere-se a utilização de gráficos que funcionam como uma mensagem, ou seja, estabelecem uma comunicação precisa e clara entre o observador e o fenômeno observado. Para representar as rotinas administrativas, podem ser usados o fluxograma e o harmonograma. O harmonograma é um gráfico mais completo em relação ao fluxograma porque representa, além do fluxo do processo:
