Tem por finalidade documentar posições, negócios e condições, etc., de uma organização.

É também chamada correspondência técnica, é um meio de comunicação informal e escrito utilizados pelas organizações, pautado em princípios como falta de clareza e subjetividade.

Uma correspondência deve ser organizada, com linguagem correta e impessoal, em papel com timbre da organização e com todos os dados necessários.

É importante que haja uma nova leitura, após a elaboração, pois um possível equivoco pode gerar desentendimento entre as partes e possíveis prejuízos de ordem financeira.

Nesse tipo de correspondência é preciso ter cuidado na coerência do tratamento. Se ela começa na terceira pessoa é preciso ir até o fim na terceira pessoa: se, si, consigo, o, a, lhe, sua, diga, não diga, etc., seguindo também os pronomes e formas verbais na terceira pessoa.