As bibliografias e índices são utilizados no serviço de referência para ampliar a consulta e identificar fontes de informação que não se encontram necessariamente no acervo da biblioteca da instituição.

Os usuários utilizam a linguagem documentária para expressar sua necessidade de informação ao atendente do serviço de referência.

O setor de referência compreende um conjunto de serviços que a biblioteca oferece a seus usuários e que compreende a orientação e auxílio ao usuário, a divulgação das atividades da biblioteca e o controle do uso e empréstimo de material existente no acervo.

Por ser um serviço que demanda o deslocamento do usuário para o local onde se encontra a biblioteca, o serviço de referência apresenta menor procura em relação aos serviços de busca de informação que usam os recursos da Web.

O processo de referência compreende duas etapas: o processo de busca e a resposta ao usuário.