Conjunto de documentos produzidos para provar a realização de atividades dentro de uma organização.

Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor.

Conjunto de documentos de uso imediato e contínuo dentro da entidade ou órgão produtor, geralmente composto por documentos de alto valor informativo, probatório e cultural.

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que se conservam junto aos órgãos em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.