A teoria das três idades permite a separação lógica dos documentos, de acordo com a sua estruturação formal, e viabiliza sua indexação sistemática.

A aplicação do ciclo vital dos documentos fundamenta juridicamente a destinação de conjuntos arquivísticos, segundo suas qualidades probatórias e circunstanciais.

O reconhecimento do ciclo vital dos documentos garante o acesso ao conteúdo dos arquivos, de acordo com o grau de sigilo estabelecido por legislação específica.

O chamado ciclo vital dos documentos possibilita a identificação de diferentes fases dos arquivos, segundo a demanda de uso pela unidade produtora e seus valores primários e secundários, sendo determinante na racionalização da guarda e destinação de documentos em qualquer organização.

Essa teoria identifica o valor dos documentos, de acordo com sua carga informativa, e é um instrumento utilizado na ordenação de arquivos permanentes.