Um vocabulário controlado é essencialmente uma lista de termos não autorizados.

Linguagem documentária é um vocabulário controlado e dinâmico de descritores relacionados semântica e genericamente, que cobrem extensivamente uma área do conhecimento.

A indexação de assuntos envolve duas etapas principais: a análise conceitual e a tradução. A etapa da tradução implica decidir do que trata um documento, isto é, qual o seu assunto.

O princípio da profundidade é o mais importante da indexação de assuntos e é aquele segundo o qual um tópico deve ser indexado sob o termo mais específico que o abranja completamente.

A indexação exaustiva implica o emprego de termos em número suficiente para abranger o conteúdo temático do documento de forma bastante completa.