A sala de reunião deve ser preparada com antecedência e deve ser mantida numa temperatura agradável. Devem estar disponíveis à mesa, blocos de papel, lápis e canetas para todos os participantes.

Todos os equipamentos eletrônicos que serão usados (laptops, datashows, televisões, etc.) devem ser cuidadosamente verificados com antecedência.

Se um interlocutor externo fizer uma ligação telefônica para um dos participantes, interrompa a reunião para anunciar a ligação e conduza o destinatário até o telefone.

A rotina estabelecida para servir água, café e, eventualmente, sucos, deve ser bem discreta para não atrapalhar o andamento da reunião.

Se convocado(a) para secretariar a reunião, sente-se à mesa quando e se for convidado(a), mantenha postura discreta e jamais emita opinião, a não ser quando expressamente estimulado a fazê-lo.