São documentos de arquivo ou documentos institucionais somente aqueles produzidos por instituições ou organizações públicas, seja da esfera municipal, estadual ou federal, regidos pelo Decreto nº 80.739, de 14 de novembro de 1977. Para documentos produzidos por instituições privadas possui outradenominação.

Os documentos de arquivo originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar inclusive visualmente aspectos educativos, científicos ou de entretenimento que tipifica um tipo de instituição.

Os documentos de arquivo são resultados de pesquisas que têm o objetivo de divulgação técnica, científica, humanística ou filosófica. Por isso que esses documentos devem atender 03 (três) estágios: corrente, permanente e temporário.

São documentos de arquivo todo tipo de documento (memorando, ofício, portarias e etc) que pode ser arquivados e que se referem a origem, a produção e aos fins dos tipos de informações que contém. Quanto aos tipos de informações podem ser histórica, artística e administrativo.

Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem por motivos funcionais administrativos e legais.