A adoção de um processo de gerenciamento de custos envolve um fluxo de trabalho com diversos atores de uma organização e responsabilidades previamente definidas. A Portaria STN nº 1.470, de 30 de junho de 2022, dispõe que a primeira atividade consiste em demarcar as diretrizes e o escopo do gerenciamento de custos, atividade que é seguida pela estruturação dos objetos de custos. As tarefas associadas a essa segunda atividade devem envolver o(s) seguinte(s) ator(es):