O BSPO será preenchido com a movimentação do estoque das substâncias e os medicamentos constantes nas listas deste Regulamento Técnico e de suas atualizações, em 3 (três) vias, e remetido à Autoridade Sanitária pelo farmacêutico/químico responsável trimestralmente até o dia 15 (quinze) dos meses de abril, julho, outubro e janeiro.

A utilização de ajustes, utilizando o fator de correção, de substâncias constantes das listas deste Regulamento Técnico e de suas atualizações deve ser feita quando do preenchimento do BSPO. já que este deverá ser a cópia fiel e exata da movimentação das substâncias.

O Balanço Anual deverá ser entregue até o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano seguinte e, após o visto da Autoridade Sanitária, o destino das vias será: primeira via - a empresa ou estabelecimento deverá remeter à Secretaria de Vigilância Sanitária do Ministério da Saúde; segunda via - retida pela Autoridade Sanitária e; terceira via - retida na empresa ou instituição.

É privativa da Autoridade Sanitária competente do Ministério da Saúde a aplicação de ajustes de substâncias constantes das listas deste Regulamento Técnico e de suas atualizações, que compõem os dados do BSPO.